보도자료 작성은 기업 홍보 담당자들의 필수 소양이라고 할 수 있지만, 초기 스타트업은 보통 홍보부서를 따로 두지 않기에 마케팅 담당자가 몇 가지 PR 업무도 담당해야 합니다.
보도자료란 보도될 만한 가치가 있는 스토리를 전하기 위해 작성되는 자료로, 기업에 대한 새로운 소식 등이 포함됩니다.
그럼 보도자료는 어떻게 작성해야 할까요? 막연한 분야라 낯설어 기사 쓰기를 어렵다고 생각할 수 있지만 다음의 기본 원칙만 지킨다면 좋은 보도자료는 충분히 작성할 수 있습니다.
1. 중요한 것 부터 작성한다.
가장 먼저 전달하고자 하는 핵심 내용을 단도직입적으로 밝힌 다음, 핵심 내용에 대한 설명을 그 다음 문장에서 중요한 순서대로 차례로 풀어나가는것이 좋습니다. 독자가 반드시 알아야 하는 핵심부터 소개하여 더 짧은 시간에 정보를 전달하는 것이 핵심이라고 할 수 있다.
특히, 중소기업이 발표한 보도자료일수록 역 피라미드 형식으로 작성하는 것이 중요합니다. 신문에 크게 소개되기에는 어렵고, 뒷부분의 내용은 편집될 가능성이 높이 때문입니다. 이를 위해서는 보도자료 작성 전, 강조하고 싶은 한 가지 주제를 선정한 후 이를 일목요연하게 정리한 후 작성을 하는 것이 좋습니다.
1) 헤드
스트레이트 기사의 첫 1~3줄은 항상 기사 전체를 요약하거나, 기사에서 가장 핵심이 되는 내용을 넣습니다. ‘무엇을’ ‘언제’ 같은 육하원칙의 내용을 뜻합니다. 또한 역피라미드 형식으로 작성하는 것은 검색엔진 최적화(SEO)’에 기인합니다. 보도자료를 작성할 경우에도 알리고자 하는 중요한 키워드를 전체 문장 중 제목과 첫 문장과 문단에 모두 포함시키면, 자료가 검색 엔진에 더 잘 검색되고 검색 결과에서 상위에 노출될 수 있습니다. . 뉴스와이어에 보도자료를 등록할 경우 검색엔진에 노출될 가능성이 높아집니다.
2) 본문
본문에서는 기사의 주된 내용을 보다 자세히 설명하고 흥미로운 내용으로 3문단 이내로 작성하는 것이 좋습니다.
3) 본문 2
추가로 알리고 싶은 내용이 있다면 단을 바꿔 설명하고 본문 1보다 짧게 작성합니다.
4) 추가정보
기사 끝에는 부가적인 설명이 필요하므로 주로 관계자 멘트나 추가설명을 해줍니다.
기사는 오랜 기간 사용돼온 틀이 있기에 미리 정보의 자리가 정해져 있기에 알맞게 재우면 됩니다. 특별히 잘 쓰거나 멋진표 현 보다는 기본을 지키는 것이 가장 중요합니다.
2. 객관적으로 서술하기
보도자료는 신문기사처럼 객관적인 사실 전달에 초점을 맞추는 것이 좋습니다.
보도자료는 정보를 전달하는 수단이기에 자료의 정확성이 중요합니다. 보도자료에서 허위나 과장은 금물이다. 광고처럼 느껴지는 내용, 과장된 내용은 피해야 합니다.
보도자료는 3인칭 시점에서 작성하며 ‘우리는’ ‘나는’ 같은 표현은 쓰지 않는 것이 좋습니다. 작성자의 주관이나 해석 또는 의견, 주장 등을 담으려면 인용 부호(” “)를 넣고 코멘트로 처리해야 합니다.
3. 누구나 쉽게 이해할 수 있도록 쉽게 쓰기
보도자료를 작성할 때는 누구나 쉽게 이해할 수 있도록 써야 합니다.
기술적 용어나 전문용어를 사용하는 것은 독자층을 그만큼 제한하기에 객관적인 어휘를 사용하고 전문용어, 약어, 약자는 최대한 쓰지 않는 것이 좋습니다. 문장도 짧을수록 읽기 쉽습니다. 문장에는 45~50자가 가장 적당하며 문장에 한 가지 사실만 담고, 여러 개념을 담지 않는 것이 좋습니다.
4. 사진과 동영상 준비
보도자료에 사진이나 동영상을 넣으면 뉴스의 주목도가 훨씬 높아집니다.
사진은 가급적 전문가가 촬영하고, 제품은 조명이 있는 스튜디오에서 촬영할 것이 좋습니다. 통계는 독자가 시각적으로 느낄 수 있도록 그래프나 도표로 만들어 신뢰도를 높입니다.
5. 키워드 넣기
소비자와 대중은 포털과 검색엔진에서 키워드 검색을 통해 보도자료를 접할 가능성이 높기에 보도자료를 작성한 뒤 관련된 키워드가 혹시 빠지지는 않았는지 꼭 확인을 해야 합니다.
5. 회사 개요와 연락처는 필수로 붙이기
보도자료 본문 뒤에는 반드시 회사 개요와 연락처를 붙이는 것이 좋습니다.
회사 개요는 성격을 쉽게 파악할 수 있도록 직원 수, 주요 상품, 설립연도, 사업분야, 매출 규모 등을 요약하여 작성합니다. 연락처를 넣는 이유는 기자가 궁금한 것을 더 자세히 취재할 수 있기 때문입니다.
6. 초안은 빨리쓰고 마지막에 제목을 여러번 고쳐쓰기
처음부터 잘 쓰려고 애쓰는 것은 의미가 없습니다.
글은 고칠수록 좋아지기 때문에 초안을 빨리 쓴 뒤 계속해서 고치는 것이 효율적인 보도자료 작성법입니다. 단어와 표현, 배열 순서를 바꿔보고, 마지막에는 제목을 고쳐 보는 것이 좋습니다. 초안과 비교해보면 마지막에 고쳐 쓴글이 훨씬 좋은 글인지 확인할 수 있습니다.