보도자료는보도매체를 대상으로 뿌리는 초안으로 ‘누가, 언제, 어디서, 무엇을, 왜, 어떻게’라는 육하원칙을 바탕으로 쓰입니다. 기자들이 가공하기 쉬운 형태로 쓰여야 하며 있는 사실 그대로 객관적인 내용으로 작성되어야 합니다.
보도자료는 보통 한 페이지 내외 분량으로 간결하게 작성되어야 합니다. 사진이나 영상과 같은 추가 자료는 제목만 보아도 어떤 자료인지 확인할 수 있도록 이름을 변경하여 첨부하도록 합니다.
기사를 읽을 때 끝까지 안보는 경우가 많습니다. 그러므로 기사는 역피라미스 형태로 작성하는 것이 좋습니다. 중요한 내용을 먼저 작성해야 합니다. 일반적으로 보도자료를 작성할 때는 아래와 같은 형식으로 작성하면 됩니다.
- 헤드라인
기사의 전체 내용을 짧게 함축해야 하며 기자나 대중이 관심을 가질 만한 내용을 중심으로 작성해야 합니다. - 부제목
헤드라인 이외에 강조하고 싶은 주요 내용을 두세개 정도 뽑아 짧게 요약해서 넣습니다. 제목과 부제목으로 어떤 기사인지 추측 가능하도록 함축적이며 명확하게 작성합니다. - 리드문
보도자료는 작성날짜가 중요하므로 리드문 앞에 발표 날짜를 명시합니다. 리드문에는 육하원칙에 따라 보도자료 전체를 아우르는 내용이 들어가야 합니다. 리드문만 보고도 전체 보도자료가 무슨 내용인지 알 수 있게 작성합니다. 많은 보도자료를 받는 기자들은 이 리드문을 읽고 기사로서 가치가 있는지를 판단하기 때문에 보도자료 작성 시 가장 중요하게 작성해야 하는 영역입니다. - 본문
본문은 리드문의 내용을 상세히 풀어서 설명하며 왜 보도할 가치가 있는지를 강조합니다. 본문 마지막에는 강조하고 싶은 내용을 넣습니다. 본문에 어떤 내용을 다루는 것이 좋은지는 아래 유형별 작성법을 참조하시기 바랍니다. - 회사개요
회사의 간략한 정보와 홈페이지 주소를 삽입합니다. - 연락처
기자가 보도자료 내용을 읽고 추가적으로 궁금한 사항이나 추가적인 자료를 요청할 수 있도록 하단에 기사 작성자의 연락처를 반드시 기입해야 합니다.
보도자료는 신상품 출시, 정책이나 사업계획 발표나 사회공헌 활동, 투자 유치, 연구 자료, 수상 등 매우 다양합니다. 하지만 몇 가지 종유의 작성법을 습득한다면 다양한 주제의 보도자료를 만들 수 있습니다. 각 보도자료 유형별 어떤 내용을 작성하면 효율적인지 유형별 작성법에 대해 정리해 보았습니다.
신상품 출시 보도자료
새로운 상품이나 서비스 출시는 기업 홍보에서 가장 중요한 부분입니다. 신상품 출시를 알림으로 인해 상품에 관심을 둘 수 있도록 보도자료를 발표하는 것을 잊지 않도록 합니다.
신상품 출시 보도자료의 경우 신상품이 소비자에게 주는 혜택을 명확하게 설명합니다. 흥미를 일으키고, 상품에 대해 기억하기 쉽도록 하기 위해 개발 과정이나 책임자의 스토리를 알맞게 정리해서 넣는 것이 좋습니다. 신상품 사진은 독자들에게 처음으로 선보이는 모습이므로 스튜디오에서 제대로 촬영하여 화질이 좋은 사진을 첨부합니다.
사업계획 보도자료
사업계획 발표는 회사에 대한 신뢰도를 높이고 회사의 비전을 소비자와 업계에 알리는 중요한 수단입니다. 새로운 사업을 추진하거나, 내년 사업계획을 세웠다면 이를 대외적으로 알리는 것을 적극적으로 검토해 봐야 합니다.
사업계획 보도자료는 신뢰감을 줄 수 있도록 객관적으로 써야 합니다. 사업 계획의 핵심 내용을 설명하고, 달성 목표는 수치로 표시하는 것이 좋습니다. 회사의 비전을 담은 CEO 및 임원의 인용구를 넣는 것이 좋습니다.
투자 보도자료
투자 유치를 했거나, 타 기업에 투자했다는 소식은 주목을 받을 수 있는 뉴스입니다. 유명 벤처캐티털로부터 투자를 받았다든지, 전략적인 투자가 이루어졌을 때, 이 내용을 언론에 홍보하면 기업 가치를 높일 수 있는 좋은 기회가 됩니다.
투자 보도자료는 투자 규모와 투자한 회사를 밝혀야 신뢰성을 줄 수 있습니다. 투자를 받은 스타트업이라면 스타트업 회사의 주요 상품을 같이 소개하는 것이 좋습니다. CEO나 임원의 인용구를 넣는 것 또한 신뢰성을 높여줍니다. 투자 협약식 사진이나 회사와 제품 사진이 있다면 같이 보도하는 것이 좋습니다.
제휴 보도자료
공동 연구, 영업 및 마케팅 제휴, 콘텐츠 제휴 등 다양한 제휴 계약이 활발하게 체결되고 있습니다. 계약 체결 시 보도 자료를 함께 배포하는 것은 좋은 홍보활동이 됩니다.
제휴 보도자료는 작성 전 제휴 파트너의 동의를 얻어야 합니다. 파트너사와 어떤 내용을 중점적으로 보도할 것인지 협의를 하는 것도 좋은 방향입니다. 제휴의 목적과 기대 효과를 설명해야 합니다. 제휴 기업에 대한 소개를 첨가해 줍니다. 협약식 사진이 있다면 추가하는 것이 좋습니다.
수주 보도자료
대규모 수주 계약 체결이나 납품에 대한 언론 홍보 활동은 B2B 기업이 업계에서 평판을 얻고 신뢰를 구축하는 데 견인차 역할을 합니다. 뉴스를 본 또 다른 잠재고객이 그 기업에 공급 요청을 할 수도 있기 때문에 기업에 도움이 됩니다.
수주 보도자료 또한 보도자료 작성 전, 계약 수주 기업의 동의를 얻어야 합니다. 동의를 얻었다면 계약 또는 수주 내용을 설명합니다. 이번 수주 앞에 수주된 내용이 있다면 보도자료 뒷부분에 추가하는 것도 좋은 방법입니다. 양사 임원의 소감을 인용구로 넣을 수 있으면 좋습니다.
설립 보도자료
회사를 설립하거나, 공장이나 건물을 준공하거나, 지사 또는 매장을 오픈한다면 보도자료를 작성하여 알립니다. 이를 통해 새로운 소비자와 고객을 얻고, 투자자나 파트너로부터 좋은 제안을 받을 수도 있습니다.
설립 보도자료는 설립한 회사나 매장이 무엇을 하는지 정확하게 설명합니다. 향후 운영 계획을 밝힙니다. 설립한 회사나 지사의 책임자를 소개하는 내용도 잊지 않고 넣습니다. 설립한 회사나 매장의 잘 찍힌 사진이 있다면 첨부합니다.
사회공헌 보도자료
사회 공헌 활동, 기부, 봉사활동 등 기업의 사회적 책임을 주제로 한 보도자료가 많이 늘어나고 있습니다. 사회공헌 활동은 기업의 이미지를 개선하는데 큰 도움이 됩니다. 지속적인 기부나 봉사활동 내용이나 진정성 있는 사회 공헌 내용이 없고, 보여주기식 일회성 활동의 보도자료는 오히려 역효과를 일으킬 수 있으므로 적절한 판단 후 보도자료를 작성해야 합니다.
사회공헌 보도자료는 사회공헌 활동으로 기대되는 공익적 효과를 설명합니다. 앞서 말한 것처럼 사회공헌 활동 참가의 진정성을 느낄 수 있도록 작성해야 합니다. 현장 사진을 넣고, 활동 참가자의 인용구를 넣으면 좀 더 진정성이 전달될 수 있습니다.
행사 보도자료
다양한 행사는 기업이나 상품을 알리는 좋은 계기가 됩니다. 설명회, 기념식, 컨퍼런스 등과 같은 행사나 교육 참가자 모집, 아이디어 발굴 공모전 등 다양한 공모 전후에 보도자료를 발표해 참가자를 모집하고, 행사의 성과를 알리면 좋습니다.
행사 보도자료의 제목은 어떤 행사인지 한 눈에 알 수 있도록 써야 합니다. 행사의 목적과 주제가 잘 드러나게 작성합니다. 행사 일시, 장소, 방법, 내용을 쉽고 명확하게 설명 합니다. 행사와 관련된 별도의 온라인 페이지가 있다면 URL를 추가합니다. 행사와 관련된 사진이나 이미지가 있다면 첨부합니다. 행사 후 보도자료라면 행사의 성과를 정리해서 작성하고, 행사의 주요 참가자의 인용구도 넣습니다. 행사 사진이 있다면 환한 상태에서 찍은 화질이 좋은 사진을 사용합니다.
수상 보도자료
기업, 제품, CEO, 임직원이 외부에서 상을 받거나 우수기업으로 선정됐다면 기업의 우수성을 알릴 수 있는 좋은 기회으므로 보도자료를 작성하여 배포하는 것이 좋습니다.
수상 보도자료는 수상자의 프로필 중 흥미를 끌 수 있는 내용 위주로 설명합니다. 상의 역사와 수여기관을 소개하면 우수성을 좀 더 크게 알릴 수 있습니다. 수상자와 수상 소감을 인용구로 넣고, 시상식 또는 수상자 사진을 첨부합니다.
조사연구 보도자료
언론은 기술이나 시장 트렌드의 변화, 시장 전망, 여론조사 결과를 비중있게 다룹니다. 흥미로운 연구결과나 예측 결과, 설문조사 결과가 나왔을 경우, 보도자료를 통해 발표하면 언론이 비중 있게 보도하게 됩니다.
조사연구 보도자료 작성 방법은 가장 흥미로운 결과를 제목으로 뽑습니다. 내용에는 조사 연구 개요와 목적을 작성합니다. 결과를 잘 나타내는 그래프를 이미지로 첨부합니다. 보고서 전문은 파일로 첨부하거나 온라인 페이지가 있다면 URL을 추가합니다.
기사를 작성했다면 기자분들에게 발송해야 합니다. 기존에 홍보활동을 한 경험이 있다면 별 어려움 없이 진행할 수 있지만 처음으로 기사를 작성했다면 ‘미디어리스트’를 만드는 작업부터 시작해야 합니다.
미디어리스트를 만드는 작업을 간략하게 알려드리겠습니다.
- 포털에서 회사 성격에 부합하거나, 보도자료 내용에 있는 키워드로 기사를 검색합니다.
- 최근에 발행된 기사들을 확인합니다.
- 바이라인(By line)을 통해 언론사, 기자 이름, 이메일 주소 등을 엑셀에 정리합니다.
- 정리된 미디어리스트는 필요한 그룹핑으로 나누어두면 추후 활용하기에 편리합니다.
언론 보도 업계 특성상 기자분들의 이직 및 부서 이전이 잦기 때문에 미디어리스트는 주기적으로 업데이트 해야 합니다.