좋은 제안서란 무엇일까요?
먼저 제안서라는 것이 누군가를 설득해야 하는 자료입니다. 그래서 좋은 제안서라는 것은 진정성이 담겨야 한다고 생각합니다. 상대를 유혹하기 위한 미사어구, 화려하게 디자인된 화면 구조 보다도 고객(평가자)를 위해 진정으로 필요한 것이 무엇인지 깊이 생각하여 나온 제안이 더 좋은 제안서라고 생각합니다. 즉, 제안자의 장점만 나열하는 것보다는 많이 고민하고 고객(평가자)를 위한 마음이 담긴 제안서가 결국 마음을 움직이는 것 같습니다.
두번째로 좋은 제안서란 이해하기 쉬워야 합니다. 전문성을 나타내기 위해 어려운 용어와 문구로 구성되는 경우가 많습니다. 그러나 전문 용어를 이해하지 못하는 사람이 제안서를 볼 수도 있고, 그 용어를 이해하기 위해 한 단계를 더 거치다 보면 제안서의 전체적인 흐름이 끊어질 수도 있으므로 누구나 쉽게 흐름을 이해할 수 있도록 만든 제안서가 좋은 제안서입니다.
세번째로 좋은 제안서란 제안자가 확신할 수 있는 내용이어야 합니다. 제안자가 생각해도 좋은 전략이 아니고 의구심이 드는 제안이라면 고객(평가자)가 공감할 수 없음은 당연합니다. 제안서 내용을 객관적으로 검증하고, 내용에 대해 확신을 가질 수 있는 제안서가 좋은 제안서 입니다.
네번째로 좋은 제안서란 고객(평가자)가 평가하기 쉬운 제안서입니다. 고객(평가자)이 요청한 내용과 일치하는 계획을 수립하고, 요청한 대로 순서를 정하여 구조를 설계해야 합니다. 중요한 의사 결정자일수록 제안서를 자세히 읽을 시간적 여유가 많지 않아 신문을 읽을 때 헤드라인만 보게 됩니다. 그래서 제안서는 신문이나 잡지의 헤드라인과 유사한 구조를 많이 사용합니다. 먼저 결론이 나오고 그 다음에 이를 증명하는 구체적인 증거들이 제시되는 구조입니다. 평가단이 구성되어 평가를 하는 경우도 마찬가지입니다. 제안된 시간 안에, 많은 분량의 제안서를, 그것도 여러 개를 본다는 것은 쉽지 않은 일입니다. 피라미드 구조가 중요한 이유는 정보를 신문의 헤드라인처럼 구조화할 수 있기 때문입니다. 헤드라인은 어떤 정보가 어디에 있는지를 제시하는 제안서의 ‘신호등’ 역할을 해주기 때문입니다.
좋은 제안서를 작성하는 팁을 몇가지 정리했습니다.
- 심플할 것
내용과 이미지는 심플 할 수도록 명료하게 전달됩니다. 어려운 내용이나 어쩔 수 없이 설명이 길어지더라도 최대한 정리하여 심플하게 보이도록 정리합니다. 최대한 간결하고 명확하게 메시지가 전달하도록 정리합니다.
- 색상 및 폰트 통일
사용하는 컬러는 한 페이지에 3~5개를 넘지 않는 것이 좋습니다. 너무 다양한 색상을 사용하게 되면 정보에 집중되기 어렵고 전체적인 통일감도 없어서 산만산 제안서가 됩니다.
폰트는 중심으로 사용한 폰트 하나를 정하고, 영어 및 다른 언어를 해당 언어의 기본 폰트로 정합니다. 중심 폰트와 추가적으로 사용할 폰트 1~2개 정도만 더 추가하고 중요한 내용은 중심 폰트의 볼드체를 사용합니다. 밑줄 사용은 링크를 제외하고 가급적 피하는 것이 좋습니다.
폰트 크기도 사전에 몇 가지로 정리하는 것이 좋습니다. 제목, 부제목, 본문, 설명 등 분류에 따라 폰트 크기를 정하여 사용하면 통일감을 줄 수 있습니다.
- 다양한 탬플릿 참고
어떤 구성이 좋을지 다른 제안서나 탬플릿을 참고하는 것도 좋은 방법입니다. 유료나 무료 탬플릿을 구입해서 사용해도 되고, 검색만 해 봐도 다양한 구성의 탬플릿을 확인할 수 있으므로 다른 제안서나 탬플릿을 참고하면 적합한 구성을 찾아낼 수 있습니다.
- 검토는 필수
제안서를 작성 후 지속적으로 읽어보고 전체적인 흐름은 이상이 없는지, 전달하는 내용은 제대로 전달되고 있는지, 핵심적인 내용은 잘 표시되고 있는지, 오탈자를 없는 확인합니다.
또한 지인, 동료 등에게 도움을 받을 수 있다면 읽을 때 막힘은 없는지, 이해가 되지 않는 부분은 없는지 확인을 받는 것이 좋습니다.
제안이라는 작업은 고노동의 작업입니다. 그런데 일부 업체에서 제안에서 받은 내용의 아이디어만 도용하는 경우도 봤습니다. 외국에서는 제안에 참여한 업체에게 별도의 사례금을 주는 상황에서 말입니다.
하루빨리 제안에 들어간 노동력에 정당한 댓가를 받을 수 있는 날이 오길 기대해 봅니다.