제안서란 자신의 계획을 알리고 지지받기 위한 문서로, 자신의 생각을 깔끔하고, 단순하며, 이해하기 쉽게 전달하는 것이 중요합니다. 제안서에는 연구 제안서, 출간 제안서 등 여러 종류가 있지만 성공적인 제안서 작성을 위한 기본 방법은 비슷합니다.
제안서 계획
(1) 누구를 위한 문서인지 결정하자.
제안서를 읽게 될 청중이 누구인지 정확히 설정해야 어디에 집중할 것인지, 어떻게 해야 효과적으로 전달할 수 있을지 알 수 있습니다. 독자는 제안서를 읽는 데 많은 시간을 투자하지 않으므로 효율성과 설득력을 갖추는 것이 중요합니다.
(2) 문제점을 명확히 설정하고 뒷받침하자.
독자 입장에서 설득력 있는 제안을 하려면 문제점을 명확히 설정한 후 그에 대해 타당성 있는 제안을 해야 합니다. 그러려면 왜 이 문제가 중요한지, 문제 설정을 위해 어떠한 조사와 평가를 진행했는지 충분한 근거를 제시해야 합니다.
(3) 해결책을 정의하자.
문제점이 정해졌으면 해결책을 논리적이고 실현 가능한 선에서 제시해야 합니다. 해결책을 성과와 상품의 관점에서 생각해보면 도움이 됩니다. 제안서가 사업에 관한 것이라면 구체적인 매출액이 성과가 될 수 있고, 제품을 제작하거나 서비스를 제공하는 것이 해결책이 될 수도 있습니다. 독자들은 제안을 수락할 가치가 있는지를 알고 싶어 합니다.
(4) 글 쓰는 스타일을 고려하자.
전문 용어의 남용, 쓸데없이 복잡하고 어려운 말, 의미를 알 수 없는 축약어는 가급적 지양하고, 쉽고 간단한 언어를 활용하도록 합니다. 설득을 위해 감정적인 언어를 활용할 수도 있지만 논리를 전개하기 위해서는 사실적인 부분에 주목해야 합니다. 제안서는 사실에 기반해야 하며, 해결책은 설득력이 있어야 한다는 점을 명심하기 바랍니다.
(5) 개요를 작성하자.
개요는 최종 문서에 들어가지 않지만 생각을 정리하기 위해 필요합니다. 개요를 작성하며 문제점, 해결책, 해결 과정, 해결책의 근거 등을 적어 보며, 제안서를 작성하기 위해 필요한 상세한 부분들을 알고 있는지 스스로 확인해보면 좋습니다.
제안서 작성
(1) 확실한 정보에서 시작하자.
글을 시작할 때는 의견이 아니라 사실에서 시작해야 합니다. 사실에 기반한 배경지식을 활용하여 첫 문장부터 제안서에 집중하게 하고, 그음으로 제안서의 묵적을 최대한 뚜렷하게 제시하여 더 읽고 싶게 만들어야 합니다.
(2) 문제를 제시하자.
독자들에게 제안서의 “상황을 설명”하며 문제를 제시해야 합니다. 문제가 무엇이며, 왜 그런 문제가 생겼고, 그 문제로 인해 어떤 영향이 발생할지 독자들의 삶과 연관시켜 이야기해주어야 합니다. 이를 위해 신뢰할 만한 연구결과들을 활용하는 것이 좋습니다.
(3) 해결책을 제시하자.
제안서에서 가장 중요한 부분으로, 문제 해결책을 설득력 있게 제시하는 것이 중요합니다. 제안으로 생길 수 있는 큰 변화를 그려보고, 다른 방법보다 이 방법이 왜 더 좋은지를 확실히 보여줄 수 있어야 합니다. 또한 이 제안이 실현 가능하다는 것을 뒷받침하는 근거를 충분히 제시하여 신뢰를 주어야 합니다.
(4) 일정과 예산을 추가하자.
독자가 제안에 투자할 만하다고 느낀다면, 시간계획, 업무 분담, 예산에 대해 현실적이고 상세하고 확실한 근거를 제공해야 합니다. 독자들이 느끼기에 제안자가 충분한 조사를 마쳤으며 여기에 투자하는 것은 돈 낭비가 아닐 것이라고 확신할 수 있어야 합니다.
(5) 결론을 적고 마무리하자.
제안에 대해 요약하고, 독자들로 하여금 생각할 여지를 남겨 두되 투자 대비 이익이 클 것이라는 점을 강조해야 합니다. 그리고 이 제안을 고려해주고 시간을 내주어 감사하다는 인사를 잊지 않도록 합니다.
(6) 글을 교정하자.
세심하게 글을 쓰고, 명료하게 교정하고, 다른 사람에게 읽게 하여 피드백을 받도록 합니다. “~일 것입니다” “~라고 생각합니다” 같이 책임을 회피하는 듯한 인상을 주는 표현을 빼고, 확신 있고 직접적인 표현을 사용하도록 합니다.
(7) 글을 다시 읽어 보자.
오타, 맞춤법, 문장 부호 등에 틀린 것이 없는지 다시 한 번 살펴보는 것이 좋습니다. 글에 실수가 많을수록 신뢰하기 어렵다는 인상을 주게 됩니다.
[wikihow 참고]