소통이 갈수록 중요해지고 있는 요즘, 프레젠테이션의 능력은 현 시대에 꼭 필요하고 중요한 역량입니다.
프레젠테이션이란?
커뮤니케이션의 하나로 한정된 시간에 내용을 정확하게 전달하여 그 결과로서 판단과 의사결정까지 이루게 하는 것을 뜻합니다. 자신이 원하는 것을 달성하기 위한 일련의 과정으로 발표자가 원하는 목표를 달성하기 위해 청중에게 어떠한 사실이나 정보, 자신의 의견을 전달하고 설득하는 것이라고 할 수 있습니다. 흔히 PPT슬라이드를 띄워 놓고 하는것이 프레젠테이션이라고 생각할수 있지만 정확한 내용을 전달하기 위해 발표하는 모든것이 프레젠테이션이라고 할 수 있습니다.
어떠한 상황에 따라 프레젠테이션의 방식의 차이가 있겠지만, 기본적으로 발표는 청중들 앞에 서서 자신이 준비한 내용을 말로 이해와 설득을 시키는 것입니다. 그렇다면 프레젠테이션을 효과적으로 전달하여 청중들을 사로잡을 수 있는 방법은 무엇일까요?
1. 발표의 이상적인 시간은 10~15분 내외
이보다 시간이 짧으면 전달하고자 하는 내용을 다 전하지 못할 가능성이 커지고, 반면에 발표자가 내용 전달을 잘하고 있어도 시간을 넘기게 되면 청중들의 집중력이 흐려져 내용을 놓쳐버리는 상황이 발생될 수 있습니다.
2. 오프닝과 클로징에 임팩트를 주기
프레젠테이션은 굉장히 형식을 갖춘 것처럼 보이지만 대화의 한 가지 방식으로 청중이 발표자가 전달하고자 하는 내용이 이해가 잘 될 수 있도록 전달하는것이 가장 좋습니다.
오프닝 멘트에는 경직된 분위기를 살짝 풀어주며 간단한 인사말로 서서히 분위기를 고조시키거나 기존의 상식이나 선입견을 깨는 멘트로 이목을 집중시키는 오프닝이 좋습니다.
메시지를 전달할 때는 핵심내용을 뒷부분에 배치하는 미괄식이 더욱 효과적입니다. 발표를 마무리 할때, 내용요약을 통해 핵심 메시지를 한번더 전달하며 정확한 결론을 내주어 청중에게 메시지를 더욱 더 임팩트 있게 전달 할 수 있습니다.
3. 목소리, 시선, 제스처는 확실하게
발표자가 발표에서 신뢰를 줄 수 있는 방법은 바로 목소리, 시선, 제스처 입니다. 시선은 청중들의 눈을 빠지르 않게 천천히 응시하며 특정 포인트를 약 3군데 정도 교차로 바라보며 안정적인 시선으로 분산시킵니다. 목소리와 제스처도 보다 크고 뚜렷하게 한다면 설득력을 높일 수 있습니다.
4. 아는 내용 업급하여 징중도 높이기
상대방이 아는 내용은 시간 낭비라고 생각할 수도 있겠지만, 대화를 할때 공감대를 형성해 이야기를 하듯이 서로 아는 사실을 나누며 중간중간 상대방의 공감을 이끌어 내는것은 청중을 몰입시키는데 매우 좋은 방법입니다.
때로는 일정 부분 청중이 알만한 수준의 지식을 의도적으로 전달하여 상대방의 지식을 칭찬하는 것은 청자의 집중도를 높이고 긍정적으로 메시지를 받아들일 수 있는 좋은 방법 중 하나입니다.
5. PPT와 대본은 보조도구일 뿐
PPT는 자신이 얘기할 내용과 주장을 뒷받침해주는 보조도구로 시각적으로 데이터를 보여주어 이해를 돕는 역할일 뿐입니다. 대본은 외우기 보다는 핵심 단어와 흐름을 파악하고 그날 상황과 반으에 따라 유연성있게 대처하는것이 필요합니다. 또한, PPT에 적혀진 내용을 쭉 읽어 내려가는 행동은 청중의 집중을 분산 시키며 발표자의 설득력을 잃게되므로 청중들과 아이컨택과 곧은 자세로 자신있는 모습으로 연출 할 수 있도록 발표하는 습관을 기르는 것이 필요합니다.
6. 철저한 사전준비
발표는 연습, 연습 또 연습이 가장 중요합니다. 많은 연습을 통해 많은 움지여야 실제 발표 자리에서 할 말이나 행동이 보다 더 자연스럽게 나올 수 있기 때문입니다.
실제로 타이머를 맞춰 놓고 말하는 속도와 PPT 페이지를 넘기는 타이밍, 청중의 대답을 계산해 쉬는 타이밍등 철저한 계산과 연습으로 자연스러운 프레젠테이션을 기대할 수 있습니다. 또한 녹음이나 녹화를 통해 자신의 목소리나 제스처를 확인하며 부자연스러운 부분을 고쳐 나갈 수 있습니다. 또한 발표이외도 예상질문을 뽑고 철저히 준비하여 날카로운 질문에도 당황하지 않을 수 있습니다.